Cahier des charges d’un site internet : le modèle à remplir, avec un exemple

À quoi sert un cahier des charges pour un site internet ?

Il sert d’abord à obtenir des devis comparables. Sans lui, chaque prestataire imagine un site différent : l’un chiffre cinq pages sans textes, l’autre douze pages avec rédaction et traduction, et les prix n’ont plus rien à voir. Avec le même document, chacun répond à la même demande.

Il a trois autres usages :

• Clarifier votre projet : les questions du modèle obligent à trancher (faut-il une version néerlandaise ? qui écrit les textes ?) avant de payer quoi que ce soit.
• Éviter les malentendus : ce qui est écrit n’a pas à être deviné. Par exemple, une fonction « évidente » pour le client peut n’avoir jamais été chiffrée par le prestataire.
• Servir de référence : joint au devis signé, il permet de vérifier à la livraison que tout ce qui était prévu est là, et de reconnaître une demande nouvelle, à chiffrer à part.

On parle aussi de « brief » : même idée, en plus court (souvent une page). Pour un petit site vitrine, un brief bien fait suffit ; au-delà, le cahier des charges évite des surprises. Il s’insère au début du projet, avant les devis : voyez les étapes de création d’un site internet.

Quelle longueur et quel niveau de détail prévoir ?

Pour une PME, 2 à 5 pages suffisent en général. Un document de trente pages copié d’un grand projet noie souvent l’essentiel et risque de décourager les petits prestataires de répondre.

Décrivez des besoins, pas des solutions : « les clients doivent pouvoir réserver un créneau en ligne » plutôt que « installer telle extension de réservation ». N’imposez une technique que pour une vraie raison, par exemple un logiciel de caisse à relier ou une équipe déjà formée à WordPress ; le choix de l’outil se discute ensuite (voir WordPress, créateur de site ou sur mesure). Classez chaque demande en trois niveaux : indispensable, souhaitable, plus tard. Ce classement permet d’alléger un devis trop cher sans tout recommencer.

Que contient le modèle de cahier des charges, rubrique par rubrique ?

Voici les 15 rubriques, avec les questions à se poser pour chacune. Recopiez les titres dans un document et répondez en quelques lignes. Quand vous ne savez pas, écrivez « à discuter » : c’est une réponse utile pour le prestataire.

1. Présentation de l’entreprise

• Que faites-vous, pour qui, où ? Forme (indépendant, SRL, ASBL), taille de l’équipe.
• Qu’est-ce qui vous distingue ? Citez deux ou trois concurrents et leur site.
• Avez-vous déjà un site ? Que gardez-vous, qu’est-ce qui ne va pas ?
• Qui suit le projet chez vous, et qui décide ?

2. Objectifs mesurables

• Qu’attendez-vous du site : des demandes de devis, des réservations, des ventes, des candidatures, moins d’appels pour des questions répétitives ?
• Combien, et dans quel délai ? « 10 demandes de devis par mois d’ici un an » se vérifie ; « être visible » ne se vérifie pas.
• Comment le mesurerez-vous : formulaires reçus, appels, statistiques de visite ?

3. Publics

• Qui sont vos clients : particuliers, entreprises, administrations ? Quelle région, quelle langue ?
• Que cherchent-ils en arrivant : un prix, un délai, une preuve de sérieux, un horaire ?
• Consultent-ils plutôt sur GSM ou sur ordinateur ?

4. Arborescence

• Quelles pages ? Listez-les : accueil, une page par service, réalisations, à propos, contact, mentions légales, vie privée.
• Combien de pages à la création, et dans un an ?
• Un blog ou des actualités ? Qui les écrira, à quel rythme ?

5. Fonctionnalités

• Formulaire de contact ou de devis (quels champs ?), prise de rendez-vous, paiement en ligne, espace client, newsletter, galerie, carte, affichage d’avis.
• Faut-il relier le site à un outil existant : agenda, facturation, logiciel de gestion des clients, e-mailing ?
• Pour chaque fonction : indispensable, souhaitable ou plus tard ?

6. Contenus fournis ou à rédiger

• Qui écrit les textes : vous, le prestataire, un rédacteur ? Combien de pages de texte ?
• Avez-vous de bonnes photos de vos réalisations, de l’équipe, des locaux ? Faut-il un photographe ?
• Avez-vous le droit d’utiliser chaque image ? Une photo trouvée sur internet peut donner lieu par la suite à une réclamation de droits d’auteur ; le SPF Économie conseille de conserver les preuves d’achat et les licences, et de vérifier les conditions d’utilisation des images présentées comme « libres de droits ».
• À quelle date livrerez-vous les contenus ? Des textes ou des photos en retard retardent tout le projet.

7. Design et charte graphique

• Avez-vous un logo, des couleurs et des polices imposées (une charte graphique) ? Le logo existe-t-il en fichier vectoriel ?
• Citez trois sites que vous aimez et pourquoi (clarté, photos, navigation), et un site que vous n’aimez pas.
• Quelle impression laisser : artisanale, technique, haut de gamme, familiale ?

8. Langues

• Français, néerlandais, anglais, allemand ? Tout le site ou certaines pages seulement ?
• Qui traduit, qui relit ? La traduction doit figurer dans le devis ou en être exclue noir sur blanc.
• Une langue viendra-t-elle plus tard ? Dites-le : mieux vaut que la structure la prévoie dès le départ, avec une adresse distincte par langue comme le recommande Google.

9. Référencement

• Sur quelles recherches voulez-vous être trouvé (métier et commune, produit) et dans quelle zone ?
• Avez-vous une fiche d’établissement Google ? Qui la gère ? (voir comment apparaître sur Google Maps)
• En cas de refonte, quelles pages actuelles attirent des visites ? Google recommande de rediriger chaque ancienne adresse vers la nouvelle par une redirection permanente (301 ou 308) et de garder ces redirections aussi longtemps que possible, en général au moins un an : demandez-le par écrit.

10. Contraintes légales

• Qui rédige les mentions légales, la politique de confidentialité (RGPD), la gestion des cookies et, si vous vendez, les conditions générales ? En général, le prestataire les intègre au site, mais il n’est pas forcément juriste et ne les rédige pas toujours : précisez-le dans le devis. Le détail se trouve dans les règles légales à respecter en ligne.
• Vendrez-vous en ligne à des consommateurs ? Les exigences d’accessibilité de l’European Accessibility Act s’appliquent aux services de commerce électronique depuis le 28 juin 2025 ; selon le SPF Économie, les microentreprises (moins de dix personnes et chiffre d’affaires ou bilan annuel de 2 millions € au plus) ont jusqu’au 28 juin 2030 pour rendre leurs services accessibles. Des exceptions existent : vérifiez votre situation auprès du SPF Économie.
• Quelles données personnelles le site collectera-t-il (formulaires, comptes clients), et où seront-elles stockées ?

11. Hébergement et nom de domaine

• Avez-vous déjà un nom de domaine ? À quel nom et chez quel agent est-il enregistré ? (voir le nom de domaine .be)
• L’hébergement est-il inclus, pour combien de temps, et à quel prix ensuite ? (voir l’hébergement et l’e-mail professionnel)
• Combien d’adresses e-mail professionnelles ? Faut-il reprendre des boîtes existantes sans coupure ?

12. Accès et propriété

• Le nom de domaine sera-t-il à votre nom ? Pour DNS Belgium, le titulaire (registrant) est le détenteur ou le propriétaire du nom de domaine. Mieux vaut donc que ce soit votre entreprise (ou vous-même si vous êtes indépendant en personne physique), pas le prestataire.
• Quels accès recevrez-vous (administration du site, gestion du nom de domaine), et lesquels vous seront transmis si vous changez un jour de prestataire ?
• Qui détient les droits d’auteur sur le design, les textes, les photos et le code ? Le SPF Économie le rappelle : pour une création sur commande, l’auteur reste en principe titulaire de ses droits ; pour les céder au client, il faut un contrat écrit, et en cas de doute le juge retient l’interprétation la plus favorable à l’auteur. Demandez une cession ou une licence écrite qui couvre vos usages.
• Pourrez-vous changer de prestataire en emportant le site, ou au moins son contenu ?
• Si le prestataire héberge le site ou traite pour votre compte les messages des formulaires (par exemple s’ils sont stockés sur son serveur), il agit en principe comme sous-traitant au sens du RGPD : l’article 28 prévoit alors un contrat (ou un autre acte juridique) qui encadre ce traitement. En cas de doute, renseignez-vous auprès de l’Autorité de protection des données.

13. Budget

• Quelle fourchette HTVA pour la création ? La donner aide le prestataire à proposer une solution adaptée à vos moyens. Pour vous situer, voyez les fourchettes de prix d’un site internet.
• Quel budget annuel pour l’hébergement, le nom de domaine et la maintenance ?
• Comptez-vous sur une aide publique ? Vérifiez avant de signer qu’elle existe toujours au moment de votre projet, et quelles sont ses conditions (voir les aides et primes).

14. Planning

• Date de mise en ligne souhaitée, et pourquoi (salon, saison, ouverture) ?
• Quand livrerez-vous les contenus ? Combien de jours vous faut-il pour valider une maquette ?
• Quelles périodes d’indisponibilité (congés, haute saison) ?

15. Maintenance

• Qui modifiera textes et photos après la mise en ligne : vous, après une formation, ou le prestataire ?
• Qui fait les mises à jour, les sauvegardes et la surveillance de sécurité, à quelle fréquence ? (voir le calendrier d’entretien d’un site)
• Quel délai d’intervention attendez-vous en cas de panne ?

À quoi ressemble un cahier des charges rempli ?

Ce document tient en trois pages. Il ne cite aucune technologie, mais un prestataire peut difficilement se tromper sur ce qu’il doit chiffrer.

Quelles erreurs rendent un cahier des charges inutile ?

• Rester vague : « un site moderne et dynamique » ne se chiffre pas. Remplacez-le par des pages, des fonctions et des objectifs.
• Imposer la technique sans raison : dicter l’outil peut empêcher le prestataire de proposer mieux.
• Oublier les contenus : qui écrit, qui photographie, qui traduit. Cette ligne fait fortement varier les devis.
• Oublier la propriété et les accès : nom de domaine au nom du prestataire, rien d’écrit sur les droits d’auteur ni sur les accès. Le jour où vous voulez changer de prestataire, tout peut se compliquer.
• Oublier les redirections lors d’une refonte : changer toutes les adresses sans rediriger les anciennes envoie les liens et les favoris existants vers des pages introuvables.
• Tout classer en « indispensable » : sans priorités, un devis trop cher ne peut pas être réduit intelligemment.
• Taire son budget : les offres risquent de partir dans tous les sens et d’être difficiles à comparer.
• Envoyer des versions différentes, ou compléter oralement chez un prestataire et pas chez l’autre.
• Oublier l’après : frais annuels, maintenance, formation.

Comment utiliser le cahier des charges pour comparer les devis ?

1. Envoyez le même document à trois prestataires, avec une date limite de réponse. Trois offres suffisent en général pour situer le marché.
2. Demandez une réponse structurée selon vos rubriques, avec le prix HTVA de la création séparé des frais annuels.
3. Répondez aux questions de chacun et partagez les réponses avec tous. Des questions précises montrent en général que le prestataire a lu votre document.
4. Comparez rubrique par rubrique avec la grille ci-dessous, pas seulement le total.
5. Joignez le cahier des charges au devis signé : il sert de référence en cas de désaccord, et toute demande nouvelle gagne à faire l’objet d’un avenant chiffré.

Pour interpréter les écarts de prix, lisez ce que coûte un site internet en Belgique ; pour choisir entre freelance, agence ou solution à faire soi-même et repérer les clauses à surveiller, voyez comment choisir son prestataire web. Vous pouvez aussi me demander un devis à partir de votre cahier des charges, ou en parler lors d’un appel découverte gratuit de 30 minutes.