IA en PME en Belgique : usages réalistes, RGPD et règlement européen sur l’IA

À quoi l’IA sert-elle vraiment dans une PME ?

Les outils d’IA générative (ceux qui rédigent un texte, résument un document ou répondent à une question) sont utiles pour des tâches de langage répétitives, à condition qu’un humain vérifie ce qui compte. Ils ne connaissent pas votre entreprise tant que vous ne leur donnez pas l’information, et ils peuvent se tromper avec assurance : on parle d’« hallucination » quand l’outil invente une réponse plausible mais fausse.

L’IA donne le meilleur d’elle-même intégrée dans un processus : un e-mail arrive, l’IA le classe, une automatisation range la pièce jointe et prévient la bonne personne. Le chapitre automatiser son entreprise explique comment choisir ces processus et en calculer la rentabilité.

Le règlement européen sur l’IA concerne-t-il votre entreprise ?

Oui, dès que vous utilisez un outil d’IA dans votre activité, mais pour les usages courants d’une PME, ses exigences restent légères. Le règlement (UE) 2024/1689, souvent appelé « AI Act », s’applique directement en Belgique, sans loi de transposition. Il distingue notamment deux rôles :

Le fournisseur

Celui qui développe ou fait développer un système d’IA et le met sur le marché ou en service sous son propre nom ou sa propre marque, à titre onéreux ou gratuit (article 3).

Le déployeur

Celui qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité, sauf dans le cadre d’une activité personnelle non professionnelle. Une PME qui se sert d’un assistant d’IA ou d’une automatisation avec IA est en principe déployeur.

Une PME qui fait développer un chatbot et le met en service sur son site sous son nom peut être considérée comme le fournisseur de ce chatbot. Pour le tri d’e-mails, la lecture de documents, les brouillons ou un chatbot de questions fréquentes, deux obligations du règlement comptent en pratique : la maîtrise de l’IA par votre personnel et la transparence des chatbots.

Former votre personnel : que demande l’article 4 ?

Depuis le 2 février 2025, les fournisseurs et les déployeurs de systèmes d’IA doivent agir sur la « maîtrise de l’IA » de leur personnel. Le texte a été reformulé par le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, en vigueur depuis le 27 juillet 2026 : l’entreprise prend des mesures pour « favoriser le développement de la maîtrise de l’IA » des personnes qui utilisent ces outils pour son compte, en tenant compte de leurs connaissances, de leur expérience et du contexte d’utilisation. Le règlement précise que cette obligation ne contraint pas à garantir un niveau précis pour chaque personne.

Pour une PME, une règle interne d’une page, présentée à l’équipe avec quelques exemples réels, couvre l’essentiel :

• les outils autorisés, et avec quel compte (professionnel, au nom de l’entreprise) ;
• les informations à ne jamais y copier : mots de passe, données de santé, documents confidentiels, données de clients hors d’un outil couvert par un contrat ;
• ce qui doit être relu avant usage : tout ce qui part chez un client, tout chiffre, toute référence juridique ;
• un exemple d’hallucination, pour que chacun sache à quoi elle ressemble ;
• la personne à qui poser une question ou signaler une erreur.

Chatbot sur votre site : comment respecter l’obligation de transparence ?

Depuis le 2 août 2026, un système d’IA destiné à interagir directement avec des personnes doit être conçu pour qu’elles sachent qu’elles échangent avec une IA, sauf si c’est évident pour une personne normalement informée et attentive (article 50, paragraphe 1). L’information doit être donnée de manière claire et reconnaissable, au plus tard lors de la première interaction, et respecter les exigences d’accessibilité (paragraphe 5). La Commission européenne a publié en juillet 2026 des lignes directrices sur ces obligations de transparence.

• Dès le premier message : « Bonjour, je suis l’assistant virtuel de [votre entreprise], une intelligence artificielle. » L’APD donne un exemple du même ordre dans sa brochure sur l’IA.
• Pas d’illusion d’humain : pas de photo ni de formules qui laissent croire à un conseiller réel sans mention de l’IA.
• Une sortie vers une personne, toujours visible : téléphone, e-mail ou formulaire.
• Des réponses limitées à vos pages et documents, avec la consigne de dire « je ne sais pas » plutôt que d’inventer.
• Aucun engagement sur un prix, un délai ou un remboursement : le chatbot renvoie ces questions vers une personne.
• Un journal des questions sans données inutiles, par exemple sans adresse IP, conservé pendant une durée fixée, et une mention dans votre politique de confidentialité.

Données personnelles : que demandent le RGPD et l’APD ?

Le RGPD s’applique à l’IA comme à tout autre traitement de données personnelles. L’Autorité de protection des données (APD) le rappelle dans sa brochure « Les systèmes d’intelligence artificielle et le RGPD » (version de décembre 2024) : les mêmes bases juridiques restent applicables, les utilisateurs devraient être informés qu’ils interagissent avec un système d’IA, et le système ne doit pas collecter de données excessives.

• Une base juridique pour chaque usage (article 6) : par exemple, répondre à une demande de devis relève des mesures précontractuelles ; un usage fondé sur l’intérêt légitime se documente.
• L’information : votre politique de confidentialité cite le fournisseur d’IA parmi les destinataires, et le transfert hors de l’Union s’il y en a un (voir les obligations légales d’un site).
• Le strict nécessaire : n’envoyez à l’outil que ce que la tâche demande ; retirez noms et coordonnées quand ils ne servent pas.
• Un contrat de sous-traitance (article 28) avec le fournisseur, accepté au nom de l’entreprise. À mon avis, un compte personnel ou gratuit ne doit pas recevoir les données de vos clients.
• Une décision humaine : une personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produit des effets juridiques ou l’affecte de manière significative (article 22). L’IA prépare, une personne décide.
• Une analyse d’impact (AIPD) quand le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, en particulier avec de nouvelles technologies (article 35) : à examiner pour tout outil qui évalue ou classe des personnes.
• Le registre des traitements mis à jour avec ce nouvel usage.

Le lieu de traitement compte autant que pour un hébergeur : les règles sur les transferts hors de l’Union sont expliquées dans le chapitre sur l’hébergement et le choix d’un prestataire européen.

Comment choisir son fournisseur d’IA ?

Sur ses conditions plus que sur sa renommée. Un modèle plus petit suffit souvent pour classer un e-mail ou extraire un montant ; ce qui distingue les offres, ce sont les garanties sur vos données et la maîtrise des coûts.

Des fournisseurs établis dans l’Union européenne existent, par exemple Mistral AI, en France : selon la sensibilité des données, c’est une option à considérer. Quel que soit le fournisseur, concevez l’automatisation pour pouvoir en changer : les modèles et les prix évoluent vite.

Plafond de dépense : comment éviter une facture surprise ?

Les outils d’IA se paient en général de deux façons : un abonnement par utilisateur pour les assistants de conversation, ou une facturation à l’usage pour les intégrations dans vos outils, calculée sur le volume de texte envoyé et produit. Le second mode est souvent le plus économique pour une automatisation, mais sa facture suit le volume, et un chatbot ouvert au public peut être sollicité par n’importe qui, robots compris.

1. Ouvrez le compte au nom de l’entreprise, avec un moyen de paiement que vous contrôlez.
2. Réglez une limite de dépense mensuelle et des alertes dans la console du fournisseur ; vérifiez que l’offre le permet avant de la choisir.
3. Utilisez une clé d’accès par projet, que vous pouvez révoquer sans tout casser.
4. Limitez un chatbot public : nombre de questions par visiteur et par jour, longueur des réponses.
5. Choisissez le modèle adapté à la tâche : un modèle plus petit coûte en général moins cher et suffit souvent pour classer ou extraire.
6. Regardez la consommation chaque mois, et comparez-la au temps gagné.

Chez moi, une automatisation avec une étape d’IA commence à 499 € HTVA : le compte chez le fournisseur est ouvert à votre nom, avec un plafond au montant que vous choisissez, et l’usage de l’IA vous est facturé directement par le fournisseur. Le détail figure sur mes tarifs.